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Cela fait plus de 6 mois que j’ai souscris à un abonnement G suite, et j’en suis ravi, laissez moi vous dire pourquoi. Verdict à la fin de cet article.
Mais avant tout, qu’est ce que G Suite ? A quoi cela sert il ? Surtout que les principaux ‘outils’ de Google comme Gmail, Gdrive, Gcalendar sont gratuits ?

Vers une digital workplace

G Suite est une suite d’outils et de logiciels de productivité de type Cloud computing destinée aux professionnels, proposée par Google sous la forme d’un abonnement. Il s’agit donc d’un ensemble de services basés sur le cloud qui peut révolutionner la manière dont les membres d’une entreprise ou d’un établissement d’enseignement collaborent en ligne.

A ce jour, selon Google, plus de 5 millions d’entreprises dans le monde ont choisi G Suite. Et, contrairement aux applications traditionnelles sur ordinateur, il n’y a aucun logiciel à installer. Les services de Google sont compatibles avec d’autres programmes tels que Microsoft Office.

Inaugurée en 2004, Gmail est la messagerie la plus utilisée au monde. Outre les avantages de la version gratuite, la version Gmail de Google Apps for Work inclut plusieurs fonctionnalités spécialement conçues pour les utilisateurs professionnels. Ces fonctionnalités sont les suivantes :

  • Des adresses e-mail personnalisées incluant le nom de domaine de l’entreprise (xxxx@votre_entreprise.com) 
  • Un temps de fonctionnement garanti de 99,9 % sans aucun temps d’arrêt pour la maintenance
  • Un minimum de 30 Go de stockage ou un stockage illimité partagé avec Google Drive, selon le forfait choisi
  • Aucune publicitéUne assistance 24 h/24 et 7 j/7
  • Google Apps Sync for Microsoft Outlook
J’utilise mon adresse professionnelle (guillaume@aorai-conseils.com) directement sur Gmail. Je ferai un prochain article sur comment j’utilise Gmail de façon optimale ! 

Google Agenda conçu pour le travail en équipe : Passez moins de temps à planifier et plus de temps à produire, grâce aux agendas avec option de partage. Leur intégration parfaite dans Gmail, Drive, Contacts, Google Sites et Hangouts vous permet d’être informé en permanence de la suite des événements.
Les principales fonctionnalités de Google Agenda sont les suivantes :

  • Partage des agendas avec les membres d’une équipe et les autres collaborateurs pour vérifier la disponibilité de chacun
  • Affichage en chevauchement des agendas des membres d’une équipe dans une vue unique pour repérer le moment où chacun est disponible
  • Utilisation de l’application mobile ou synchronisation avec l’agenda intégré sur les appareils mobiles
  • Publication des agendas sur le Web et intégration à Google Sites
  • Migration simplifiée à partir d’Exchange, Outlook ou iCal, ou à partir de fichiers .ics et .csv
  • Réservation de salles et de ressources partagées

À mon humble avis, on ne fait pas mieux en calendrier et gestion de son temps et RV. N’hésitez pas à utiliser les ‘Rappels’ pour vos tâches et rappels au quotidien ! L’application Smartphone est magique !

Au cœur de son environnement, Google positionne Google Drive comme environnement pivot pour stocker et partager l’ensemble des documents créés par les différentes applications de la suite. Le service peut également accueillir d’autres types de fichier (Office, PDF…).

Dans un communiqué officiel, Google décrit Google Drive comme un «endroit où l’on peut créer, partager, travailler en équipe et stocker toutes ses données.» Avec Google Drive, les utilisateurs peuvent télécharger n’importe quel type de fichier dans le Cloud, les partager avec d’autres utilisateurs et y accéder depuis un ordinateur, une tablette tactile ou un smartphone. Ils peuvent facilement synchroniser leurs fichiers entre leur ordinateur et le Cloud avec une application de bureau pour Mac et PC.
Dans G suite, Drive inclut des fonctionnalités supplémentaires conçues pour les utilisateurs professionnels. Ces fonctionnalités sont les suivantes :
  • Un minimum de 30 Go de stockage ou un stockage illimité partagé avec Gmail, selon le forfait choisi
  • Une assistance 24 h/24 et 7 j/7
  • Des commandes de partage permettant d’attribuer le statut privé aux fichiers ou de les partager
  • Des fonctions avancées de création de rapports

Parfait pour le télétravail, la collaboration, l’accessibilité de tous ses documents sur son Smartphone, je dis Oui !

G Suite inclut des outils en ligne qui permettent de créer des documents textes ou au format document file format, des feuilles de calcul, des présentations, et des enquêtes..

Google Docs, Sheets et Slides peuvent être utilisés avec n’importe quel navigateur Web ou appareil mobile doté du Web. Les utilisateurs peuvent partager et modifier en temps réel les documents, les feuilles de calculs, les présentations et les enquêtes, mais également y ajouter des commentaires. D’autres fonctions sont disponibles, comme l’historique des révisions illimité qui permet de conserver toutes les modifications apportées aux documents dans un même endroit, ou l’accès hors connexion aux documents.
  • Google Docs pour le traitement de texte en temps réel : Google Docs est un éditeur de documents pour travailler en équipe. Il vous permet de créer et modifier des documents texte directement dans votre navigateur. Aucun logiciel dédié n’est requis. Plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur le même document. Chaque changement est automatiquement enregistré.
  • Google Sheets pour créer des feuilles de calcul avancées en ligne : Google Sheets permet de créer des feuilles de calcul dans votre navigateur, sans logiciel dédié. Vous pouvez traiter toutes sortes d’éléments et d’opérations, de la simple liste de tâches à l’analyse de données avec graphiques, en passant par les filtres et les tableaux croisés dynamiques.
  • Google Slides pour créer des présentations de qualité professionnelle : Avec Slides, vous allez créer et éditer des présentations soignées dans votre navigateur, sans installer de logiciel. Plusieurs personnes peuvent travailler simultanément, toutes bénéficient de la dernière version.

Google Forms pour la création de formulaires en toute simplicité : Grâce à Forms, vous pouvez créer des formulaires personnalisés pour réaliser des enquêtes (de satisfaction) et des questionnaires, sans frais supplémentaires. Les données sont recueillies dans une feuille de calcul et vous pouvez les analyser directement dans Google Sheets.

Je l’utilise toutes les semaines pour les évaluations de mes formations. Je sors les résultats sous forme de graphique et camemberts en moins de 10 secondes, magique encore !

Hangouts pour faire du chat et des réunions en ligne : Utilisez les Hangouts pour réunir jusqu’à 50 personnes dans des visioconférences HD depuis votre ordinateur portable, votre tablette ou votre téléphone.
Grâce au partage d’écran, les participants peuvent consulter et modifier des documents ensemble.

Avez vous déjà attendu plus d’une semaine pour créer un email d’un nouveau collaborateur ? Ou pour récupérer le contrôle sur l’email d’un collaborateur fraîchement parti ? Remplir le rôle d’administrateur n’a jamais été aussi simple. Plus besoin d’informaticien pour ces actions: Ajoutez des utilisateurs, gérez des appareils et configurez des paramètres pour sécuriser vos données.

La console d’administration centralisée facilite et accélère la configuration et la gestion du service. Ajoutez et supprimez des comptes utilisateur, configurez des groupes et définissez des options de sécurité, telles que la validation en deux étapes et l’authentification unique.
Distribuez des applications au sein de l’entreprise et sécurisez les données sur les appareils Android et iOS de vos collaborateurs. Grâce aux fonctionnalités de gestion des appareils mobiles, vous pouvez mettre des applications à la disposition des utilisateurs afin de rendre ceux-ci rapidement opérationnels. Ces fonctionnalités vous permettent également de surveiller l’utilisation des mobiles, de gérer les paramètres de sécurité, de verrouiller les appareils et d’en effacer les données.

En termes de prix, Google a opté pour un tarif unique de 4 euros (HT) par mois et par utilisateur (qui permet de bénéficier de 30 Go d’espace) et le double pour un stockage illimité (8€ only!). Pour attirer de nouveaux clients, le groupe propose sa suite gratuitement aux organisations ayant recours à une solution concurrente pour 100 à 3 000 comptes (la durée de la gratuité s’étendant jusqu’à la date d’expiration de l’ancien contrat).
Au niveau des coûts, l’entreprise peut aussi s’affranchir d’investissement en infrastructures (serveurs et systèmes d’exploitation, anti virus, solutions de sauvegarde, maintenance). Les données financières sur les organisations interrogées étant confidentielles, prenons l’exemple d’une entreprise ayant 100 comptes utilisateurs et qui compare sur le plan financier G Suite et Microsoft Exchange 2007. Le coût annuel par employé sur 3 ans est 5 fois moins important avec la solution G Suite for Business.

Conclusion

Pour moi G suite est le premier pas pour digitaliser son entreprise et entamer sa migration vers le 100% Cloud. Cela n’empêche pas de continuer à utiliser Excel et Word à côté. Même si les CRM permettent en quelques secondes de sortir des statistiques sous formes de graphiques et ‘camemberts’, un gain de temps non négligeable pour les décideurs.
Sans aucune connaissance technique un dirigeant peut créer les sessions de ses collaborateurs en migrant ou créant leurs adresses emails, qui seront leur ‘clé d’accès’ pour accéder à toute l’architecture G Suite. Puis contrôler les accès aux documents que cela soit dans l’entreprise ou sur les appareils mobiles. À 4€/mois/employé, même avec 20 employés, le coût est imbattable comparé à l’intervention mensuelle d’informaticiens.

Je suis expert Google et je peux faire un rapide audit de votre système d’informations et de stockage pour vous accompagner dans la migration vers G Suite.

Vous désirez vous faire accompagner ? Contactez-moi